Intergemeentelijke archivaris update februari

Intergemeentelijke archivaris_02_februari

Het voorbije anderhalf jaar werd er duchtig ingezet op de aanpak van plaatsgebrek in de archiefdepots. Dit gebeurde door de bewaarruimten op te ruimen (lees: alles wat geen archief was, vloog de deur uit) en te compartimenteren. Hierbij werden, bij gebrek aan bergruimte, archief en materiaal dat niet thuishoort in een archiefdepot duidelijk van elkaar gescheiden. Beiden kregen vervolgens een specifieke plaats toegekend. Op die manier moet men zich ook niet onnodig tussen het archief begeven.

Daarnaast besteedde de intergemeentelijke archivaris ook veel aandacht aan selectie.  Dit is een ruim begrip en houdt alle activiteiten in die gericht zijn op het scheiden van archief bestemd voor blijvende bewaring en archief bestemd voor vernietiging. Samen met de diensten gingen we door de selectielijst met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor dossiers van een gemeente. Zo ontstaat er een vernietigingslijst die oplijst welke dossiers er in aanmerking komen voor vernietiging mits de nodige verantwoording. Nadat het college kennis heeft genomen van deze lijst dient het Rijksarchief nog zijn goedkeuring te geven. Deze procedure garandeert dat de wetgeving wordt gerespecteerd en de selectie op een verantwoorde manier gebeurt.

In 2017 staat de effectieve vernietiging op het programma van de dozen op die vernietigingslijsten. De intergemeentelijke archivaris schrijft alvast enkele firma’s aan die gespecialiseerd zijn in het vernietigen van vertrouwelijke documenten.

Wordt vervolgd…

Gerelateerde berichten