Intergemeentelijke archivaris update maart

Intergemeentelijke archivaris_03_maart

De intergemeentelijke archivaris is aan het einde van de maand maart 3 jaar aan het werk in het Land van Dendermonde. Bij de opstart werd er voornamelijk ingezet op het statisch archief in de depots. Frauke maakte overzichten van het aanwezige archief, bekeek de bewaaromstandigheden en ging daarmee aan de slag.

Gemeentelijke diensten werden bewust gemaakt van de omgang met archief dat niet langer administratief nut heeft en er werd ingezet op selectie.

Het digitale archiefbeheer is echter even waardevol. Vaak betreft dit nog dossiers met administratieve waarde, hoewel zich ook afgesloten dossiers in dit digitale kluwen schuilhouden. De organisatie van digitale opruimdagen kunnen nuttig zijn om een eerste beeld te krijgen van de bestaande toestand. Aan de hand van gratis softwaretoepassingen kan men lege mappen opsporen, dubbels, niet langer bestaande linken, enzovoort.

Een duidelijke mappenstructuur opmaken en afspraken rond het gebruik hiervan, zijn een volgende belangrijke stap in dit proces. Overleg met gemeentelijke diensten is hier opnieuw van groot belang, aangezien zij de voornaamste gebruikers zijn. Hierbij een partner vinden in de ICT-diensten is zeker een aanrader.

Nieuwe samenwerkingen kunnen worden gesmeed het komende jaar!

Gerelateerde berichten