Visie op collectie

Erfgoedcel Land van Dendermonde zet in haar beleidsplanning 2015-2020 extra in op steun voor behoud en beheer van collecties binnen haar werkingsgebied. Deze ondersteuning uit zich in een meerjarentraject met verschillende acties.

In 2016 werden verschillende organisaties uitgenodigd om een enquête in te vullen rond de bewaartoestand van hun collecties. In 2017 zoomt de erfgoedcel in op de collectiewerking. Hiervoor wierf ze een projectmedewerker behoud en beheer aan: Ruth. Ruth gaat aan de slag met de resultaten van de bevraging die ze verder uitdiept. Ze bezoekt collectiebeherende organisaties en bekijkt, samen met de organisatie, de collectie. Ze ondersteunt ook organisaties bij de uitwerken van een collectievisie en -plan.

Werkt jouw organisatie momenteel aan een collectieplan en willen jullie de ideeën aftoetsen? Of moeten jullie de eerste letter nog op papier zetten en weten jullie niet goed hoe te beginnen? Ruth helpt jullie graag!

Collectiebeleid?! Collectieplan?!

HOKHet is altijd beter om een collectie te beheren en te laten aangroeien door middel van een doordacht collectiebeleid. Het collectiebeleid van je organisatie wordt neergeschreven in een collectieplan. Een goed collectieplan is véél meer dan alleen de beschrijving van je collectie. Het geeft inzicht in de samenstelling en de betekenis van de collectie, in wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie), en in de uitvoering ervan in de praktijk.

Een collectieplan is een onmisbaar instrument: het is een basisdocument waaraan de hele werking wordt opgehangen. Met een collectieplan verantwoord je beslissingen die je neemt over je collectie, zowel naar interne (collega’s, raad van bestuur, voogdijoverheid) als naar externe partijen (schenkers, subsidiërende overheden, collega-instellingen, het grote publiek,…).

Een goed collectieplan geeft collega’s en derden een duidelijk beeld van wat in de collectie opgenomen wordt en wat eventueel, op korte of middellange termijn, het depot kan verlaten. Het omvat onder meer de volgende elementen:

  • Inleiding (voorstelling, context, doel, scope,…)
  • Historiek en beschrijving
  • Collectievorming (verzamelen en afstoten)
  • Behoud en beheer
  • Registratie
  • Gebruik
  • Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten,…

Het schrijven ervan vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden. Het gaat dus om een eenmalige inspanning.

Voordelen van een collectieplan:

  • Biedt inzicht en houvast
  • Helpt bij het stellen van prioriteiten
  • Werpt een kritische kijk op de collectie
  • Is handig bij het vastleggen van procedures
  • Is het visitekaartje van de instelling
  • Zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen
  • Helpt bij het overtuigen van subsidiërende overheden/bruikleengevers
  • Helpt bij de verantwoording van acties en beslissingen

Meer lezen: http://www.depotwijzer.be/collectieplanning